Мы рады приветствовать Вас!

Рады, что Вы стали либо планируете стать экспонентом Выставки «Развитие и Обучение 2010»!
Это значит, у Вас есть возможность за один день представить свою компанию двум тысячам потенциальных клиентов и самим узнать массу интересной информации. Это заявка на успех! Преимущества участия в «Развитие и Обучение 2010» бесспорны. Мы должны предупредить – есть и минусы. Вы удивлены?

Проведенное компанией Smart Conference исследование показывает – экспоненты не всегда полностью используют возможности участия в выставке и не получают нужного результата. А ведь могут. Мы со своей стороны делаем все возможное для того, чтобы эта Выставка прошла для Вас максимально эффективно. Предлагаем ознакомиться с некоторыми правилами успешного участия в Выставке. Возможно, Вы узнаете для себя что-то новое и захотите усовершенствовать какие-то аспекты подготовки или  участия в Выставке.

Итак, Вы читаете ПЕРВЫЙ НОМЕР информационного дайджеста о том, как подготовиться к участию в Выставке.

1. Зачем Вам  это?

Перед тем, как начать подготовительную работу, необходимо определить цели Вашего участия в выставке. Итак, здесь Вы можете:
•    повысить известность компании;
•    привлечь потенциальных клиентов;
•    укрепить отношения с существующими клиентами;
•    определить новые потенциальные рынки сбыта;
•    вывести новые товары и услуги для существующих покупателей;
•    определить положение компании в конкурентной среде;
•    определить отношение рынка к компании;
•    осуществить поддержку дилеров;
•    определить состояние и запросы рынка.
Ну что – выбрали? Или беретесь за все сразу? Тогда  задаем себе следующий вопрос.

2. Как сделать так, чтобы цель была достигнута максимально эффективно?

Любой успех приходит в результате серьезной подготовки. В случае с Выставкой – не только оргкомитета, но и, безусловно, Вашей. Выставка может быть эффективной только в сочетании с комплексом сопутствующих рекламных мероприятий.

Лучший способ сообщить всем о том, что Вы экспонент выставки «Развитие и Обучение 2010» - стать партнером мероприятия. Это значит, что Ваша фирма будет отмечена во всех материалах и пресс-релизах, посетители заранее настроятся уделить особое внимание на Выставке именно Вам. О возможностях спонсорства и партнерства Вы можете узнать у Любови Литвиненко: ll@smartconference.org

Мощная маркетинговая кампания может увеличить эффективность выставки в несколько раз. В действительности, Ваше участие в выставке должно “раскручиваться” до, во время и после выставки – с нашей и Вашей помощью. Интересно, что это стимулирует не только заказчиков и потенциальных клиентов, но и сотрудников. Далее, продолжая удачно проведенную выставку энергичной послевыставочной кампанией, Вы сможете добиться максимального успеха.
•    Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей.
•    Совместно с Вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ.

3. Личный подход – Ваш конек.

Важно, чтобы на Выставку пришли Ваши клиенты – существующие (Ваш стенд еще раз докажет, что они выбрали правильную -  развивающуюся и креативную компанию), а также потенциальные. Информацию о последних можно найти в справочниках, торговой палате, в интернете (через поисковую систему по ключевому слову), через ассоциации или просто отслеживая рекламу в СМИ.

Самым эффективным способом привлечь Ваших клиентов на Выставку является персональное приглашение с вескими доводами, почему они должны посетить его. Первое письмо отправляйте за месяц до выставки. Оно не должно быть длинным – достаточно уведомить о названии выставки, времени ее поведения, о представляемом продукте и о пользе, которую посетители смогут извлечь из визита на Ваш выставочный стенд, место его расположения. В этих письмах важно то, что они персональные. Получатель чувствует, что о нем заботятся и видят в нем солидного клиента. Спустя неделю после первого письма телефонный звонок, дополнительные письма и приглашения напомнят ему о  том, что его здесь ждут. Еще один секрет. Назначьте встречу на выставке в конкретное время. Клиент будет обязан посетить выставку, раз уж вы договорились о встрече.
Оргкомитет Выставки также предоставляет Вам возможность пригласить своих клиентов к Вашему стенду: за несколько недель до Выставки мы пришлем Вам персональные пригласительные билеты, которые Вы сможете раздать партнерам и клиентам.

4. Товар – лицом!

С момента подписания соглашения об аренде выставочного стенда  работа с Вашей стороны только начинается! Оформить стенд в соответствии с целями и имиджем Вашей компании – задача трудоемкая.  Тут важно все - от креатива до демонтажа конструкций после выставки.
На подготовительном этапе необходимо:
•    выработать рекламную идею;
•    составить план выставочного стенда;
•    заключить договор с оргкомитетом, оформить заказ на оборудование и услуги;
•    подготовить информационные материалы: технические описания; прайс-листы; папки стендистов;
•    составить сметы расходов.
Смело подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по изготовлению  рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов.

5.  Кто решает все?

Именно на Выставке подтверждается актуальность правила советской эпохи «Кадры решают все!». Выставочный персонал - это самый важный фактор в проведении успешной выставки. Для работы на выставках отбираем людей, обладающих такими качествами:
•    умение и желание общаться с людьми;
•    знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;
•    выносливость;
•    привлекательная внешность.
Помимо основного намечают запасной состав стендистов – предусматривают возможность взаимозаменяемости. До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и т.п. Другая - материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п. Часть этих материалов должна постоянно быть в свободном доступе на выставочном стенде.

6. На чемоданах.

Рекомендуем взять с собой на Выставку:
•    Визитные карточки (примерно в пять раз больше, чем Вы обычно носите с собой);
•    Фирменные бланки, записные книжки и конверты;
•    Шариковые ручки и маркеры;
•    Карманный календарь;
•    Удобную обувь;
•    Крем для обуви;
•    Небольшую аптечку;
•    Карманный степлер.
Пока еще есть время – делайте все возможное для того, чтобы Выставка «Развитие и Обучение 2010» стала для Вас максимально эффективной!

И … следите за нашими новостями. Совсем скоро Вы получите еще 2 полезных письма о том, как правильно работать на самой Выставке и что важно сделать после неё. Следовать или не следовать этим рекомендациям Вы решаете сами.
Хотим напомнить - невыполнение правил не освобождает Вас от ответственности за свой же успех!

Искренне Ваш, организатор Международной Выставки «Развитие и Обучение 2010»,
компания Smart Conference